转载来源丨L先生说

作者丨Lachel

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很多人对复盘有一个误区:认为“复盘”就等于“我做了什么”。

比如:

结束了一天的工作,临睡前,总结一下:今天做了哪些事情?有什么收获?给自己这一天打个分;

周末,回顾自己这一周做的事情,发现没有达到预期,反思一下:是不是时间管理做得不好,没有能够腾出足够的时间?

又或者:终于做完了一个项目,开一场总结大会吧。会上,大家凭着回忆和直觉,讲一讲在项目中做得好的经验、做得不好的地方,然后把内容整理下来,封存起来,当成对这个项目的复盘……

这也许是很多人习惯的模式。这种模式有用吗?有。

但如果只停留在这样的程度,是远远不够的。

为什么呢?大家想一下:复盘的目的是什么,是让自己觉得“我做了很多事情”,从而感到很满足吗?或者,是让自己发现“我做得还不够好”,从而想办法去弥补吗?

其实都不是。复盘的真正目的,是让自己把过去的每一天、每一次行动、每一个任务,都变成自己的养分,把它们吸收,化为己用,让自己比起过去的自己,再多迈出哪怕一步的距离。

也就是说:一天过去了,它其实就已经过去了。你再去纠结它是否充实、是否留有遗憾,其实没有多大意义。关键的是:我能够从中获得什么?

永远从过去获得力量,来帮助我们更好地面对未来——这才是复盘的意义。

所以,很多地方会教你:要做每日总结,要给自己的每一天量化、打分,要经常反思“我做了什么”,要关注结果和目标之间的差距……这些方法对不对呢?都对。

但如果只是停留在这里,其实效果是很有限的。

用一个大家熟悉的“PDCA”循环来讲。
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一般人做事情,着眼于P和D。也就是:先考虑我要做什么,然后去行动。没了。

他们关注的是行动,也就是“我做了哪些事情”。

好一点的思维模式,着眼于整个PDCA循环。也就是:在行动之后,会去思考:我有没有达成我想要的结果?如果没有,是什么地方产生了阻碍?我如何能够克服它们、调整计划——这是反思。

他们关注的是结果,也就是“我做得够不够好”。

但最有效的是什么呢?是给PDCA循环,再套上一层“监测循环”,像这样:

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也就是说:在你整个思考和行动的过程中,你都要始终跳出自己的角度,从第三方的视角审视自己,把自己的所思所想所做记录下来,并加以审视,从中找出自己能够成长的空间和可能性。

在这种情况下,你关注的是什么呢?是成长。也就是“我可以如何变得更好”

这才是真正有效的复盘。

复盘真正的意义,不是关注已经成为过去的过去,而是着眼于未来

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那么,如何才能做到“着眼未来”呢?

依然用我在思考,是世界上最有趣的事中提到的 IPO 模型来讲。

首先,最核心的一点,就是记录

很多人不理解记录的重要性,把记录简单理解为做“工作日志”和“每日总结”,这其实是不对的。

我一直都不提倡做简单的工作日志,记录下你几点几分做了什么工作、持续了多长时间——这样毫无意义。重点是什么呢?是在工作的过程中,时刻记录下来“一切对未来可能有用的信息”

这些信息,可能是你面临的问题,可能是你采取的解决方式,可能是你产生的想法,可能是你作出判断和思考的逻辑……它们,才是我们应该去记录的。

举个简单的例子:

周一,我跟策划部门开了一场选题会。会上,大家讨论了手头正在跟进的一个内容项目的进度和后续计划。有专人做了会议记录,会后发给所有人——这是一个常规的流程。

但这份会议记录是复盘吗?不是的。我在开会的过程中,会另外做一份自己的会议记录,大致记录下这么几个点:

哪些想法令我耳目一新?记下来,以后也许可以借鉴。

除了我发言的内容,还有什么是我想到但没有提出来的?记下来,也许能用到。

大家提出的困难和困惑是什么?是否能从中总结出一些模式?

我做出了什么样的判断和结论?是什么使得我作出这样的判断?背后的逻辑是什么?

……诸如此类。

也就是说:在会议的过程中,我会时刻切换自己的身份:一个是参会者的视角,一个是第三方的视角,用后者来观察前者,记录下前者的感受、想法、判断和收获。

这当然很辛苦,也很麻烦,但只有这样做,你才能真正地把自己的每一天、每一个任务和项目,都好好地利用起来,让它们真正地“为你所用”。

那么,具体应该记录些什么呢?大家可以从这几个点开始:

我采取了什么样的行动?

我遇到了哪一些问题?

我产生了什么样的想法?

我碰到了哪些“可能有用”的信息?

不用管格式,第一时间把这些信息记录下来,再留待有空的时候,好好去加工和处理。

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记录下来的信息,如果没有对它进行整理,那是完全没有意义的。所以,我一般会每天和每周抽出一定的时间,对记录下来的这些碎片信息做整理,进行思考。

这就是第二步:反思。

大体上,我会按照这4个维度来思考——也就是前文“监测循环”里面的4个部分:

1. 目标重合度

我会关注这件事情本身,去思考:

这件事情的意义和价值有多大?

它跟我的短期目标和长期目标重合度有多高?

我是否要调整在它上面投入的时间和精力?

这一步,可以非常好地让我始终紧扣“我要做”,而不是迷失在“要我做”之中。

这也是很多人常犯的毛病。难以拒绝,难以舍弃,反复奔走在那些不重要的琐事和事务里面,却遗漏了对自己来说真正有价值和意义的事情。

不要让自己活成“别人想要的样子”。

2. 优化的空间

我会着眼于自己记录下来的行动,然后去思考:

在这些行动中,哪些环节还可以再提高效率?

哪些行为我做得不够好,存在优化的可能性?

哪些步骤可以整合、省略、调整,更好地满足我的需求?

每一期智识营,我一定不会“完全照搬”上一期的模式,而是一定会在里面加入一些新的东西。

可能是一些环节,可能是一些内容,可能是一些跟学员互动的方式……

每一期我都会去思考:这一期里面,有哪些做法是可以保留的,哪些地方还可以再优化?然后在新一期里面尝试新的做法。得到了验证和肯定,再把它沿袭到下一期;而反馈不够好的,要么砍掉,要么改掉……

这其实就是一个“迭代”的过程。先做,再去完善

没有什么事情,是能够一蹴而就的。先做到“好”,再努力去做到“更好”,最终让它无限接近于自己心中的“最好”。

3. 问题和想法

这一步,主要是针对工作中产生的碎片想法,把它们收集起来,再汇总到一起。

我们在生活、工作中,总是不断地在面临问题、解决问题,但如果不及时把这些收获记录下来,它们就会快速散失。那么下一次,当我们又遇到类似的问题时,我们就难以立刻调用出自己的经验,这岂不是非常可惜?

毕竟,大脑是用来思考的,不是用来记忆。

所以,记录-汇总-复习,实际上就是一个不断强化自己经验的过程。也就是说,把那些“可能会用到”的信息储存在我们的“第二大脑”里面,等到需要时再去调用。

具体如何操作呢?后文会讲一些实操方法。

4. 方法论迁移

这是比较大的一步。它实质上就是整合以上三步,去思考:在这个项目/任务中,有没有哪些东西,是我可以提炼出来、总结成方法论,迁移到别的地方的?

举个例子:开了几次会议,是否能从中整理出一套比较高效的会议模式,试用到以后的会议中?

运营一个社群,是否能总结出一套有效的方针,来指导自己的实践,或是传授给别人?

反复进行商务沟通,是否能总结出一套话术或心得,来更好地取得双方的信任、提高沟通透明度?

诸如此类。

其实,很多我在文章里分享过的方法论,都是我通过这种方式总结归纳出来的。

也希望你能总结归纳出属于你自己的方法论。

这是第二步“反思”。

第三步,就是实践。也就是说:当你通过记录和反思,对自己的工作和项目进行复盘之后,一定要记得把这些成果“用起来”。

也就是说:当你面临新的挑战和难题时,尽可能摆脱路径依赖,不要完全照搬以前的做法,而是想一想:我能否尝试一些“不同”的做法?

只有这样,你才能够真正把从过去总结提炼的东西,变成自己成长的养料。
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最后,分享几个复盘的实践技巧和方法,希望能帮助大家,建立起自己的一套复盘系统。

当然,每个人适合的方法不同,不建议完全照搬,要基于我的方法去自己思考和设计喔。

1. 汇总碎片想法

我在以前的文章里提到:我会有一个记录“每日生活”的笔记本,里面记录每一天做了什么,以及在做这件事情的过程中产生的一切想法(也就是“问题与想法”部分)。

那么,问题来了:这些碎片想法,会散落在每一天的记录里面,不方便查找和纵览,怎么样才能汇总起来呢?

这里,就需要用INKP体系的Knowledge(主题),来对它们进行归纳。

举个例子:前阵子开了几个选题会,会上我自己记录了一些内容创作的点子(也就是前文的“会议记录”)。那么,这些散落在不同会议记录里面的点子,我就可以用一个主题,叫做“虚构类内容创作”,把它们汇总起来。

像这样:
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虚构类的创作我并不专业,这些都是随便写写的,不要吐槽

2. 实验行动卡片

我在工作中,经常会产生这样的想法:这个做法不够好,是否可以尝试另一种做法?

这个想法会被我记录下来,随后,我不会这样就算了,而是安排一段时间,来尝试这个做法,看它是否能起到更好的效果。

这个时候,我会在笔记软件里另起一页,做一张“行动卡片”,来记录我尝试这个做法的行为和反馈。

比如:去年我用Pinboard管理自己的待读文章,但感觉不够满意,就新开一张卡片:“行动—管理待读文章”。

随后,我尝试了几种方案,包括:用Vivaldi自己的书签系统,用Airtable,用Pocket,用Notion……在试验每一种方法的过程中,我都会记录下:我做了什么?效果怎么样?优点是什么?缺点是什么?

最后,我选择用Notion作为我数据库的主力工具,就是基于这些试验结果的横向对比。

到这里就没了吗?不是的。在使用Notion的过程中,我又发现自己存在一些需求。比如:我需要一个专门的视图,来汇总所有的研究文献;我需要对文章进行分类,以便我需要时,能快速找到对应该主题的内容。诸如此类。

于是,我进一步试验了几种不同的做法,包括新建不同的数据库,在同一数据库里面用不同视图……这些做法,我也会都记录在行动卡片里面。

那么,这张行动卡片,里面记录的,就是我围绕着“管理待读文章”这个问题所进行的一切思考、探索和反馈。

通过行动卡片,一方面,我让“更好地管理待读文章”这个想法落地了,通过一系列的探索和行动,最终找到了一个更好的方案,这就是一个有效的“优化”过程。

另一方面,通过这个过程,我也可以更深刻地理解这些不同工具背后的逻辑,理解它们分别适合什么样的人、什么样的场景和需求。

那么以后,无论我是写文章,还是分享这套管理方案,这些都可以成为我坚实的经验、心得和素材。

总结一下:行动卡片的本质,就是通过复盘,把一个想法转化为项目,并继续重复“监测循环”,让这个想法真正落地生根,帮助自己来优化自己的行为模式,让自己不断地“做到更好”。

3. 设计流程模板

我有一个简单粗暴的习惯:一件事情,如果我要做第二遍、第三遍,那我就会去思考:我能否把它做成一个模板,当后面需要时直接套用?

其实,生活和工作中,几乎处处都可以有模板。

比如:整理家里的杂物时,我就可能用一个“整理的四象限法”,把每一件物品分门别类对应进去,再去处理它。

团队决策时,我就可能做一个打分模板,让大家直接填表,填完算出总分,非常简便。

同样,去年,团队里的商务经常要去谈合作,我就教她:把合作模式做成图表,直接发过去,就无须反复对话确认;把方案做成一个框架,让对方往里面填,这样可以极大地提升效率;用协作工具把工作对接流程化,这样就无须反复报告、跟进,打开软件一目了然……

好的工作,一定是这样的:通过“记录”把一整套流程、步骤明确下来,再通过“反思”把它固化成流程、模板,最后在“实践”时,直接套用模板,再根据实际情况微调或补充即可。

然后,在应用模板的时候,再重复前文的“监测循环”,不断去优化它、完善它、迭代它……

不断把需要动脑思考的事情,转化为“自动化加工”,腾出脑力和时间去思考更重要的事情——这才是一个可持续的模式。

4. KPT复盘法

最后,提一下之前讲过好几次的KPT复盘法。

KPT复盘法,与其说是一个方法,不如说是一个原则。它的用法就是,在复盘的时候,问自己三个问题:

Keep/保持:哪些行为是可以保持的?

Problem/问题:在过程中遇到了哪些问题?

Try/尝试:我可以尝试去做些什么?

你会发现,单纯把这些东西记下来,其实意义不大。你要真的落到实处才有用。

比如:

Try的部分,就可以跟“行动卡片”结合起来,用行动卡片把“尝试”落实、具体化;

Problem的部分,就可以通过主题汇总和模板,整理成一张核对清单。下一次行动时,对着打钩,可以帮助自己减少思考成本;

Keep的部分,可以考虑归纳出方法论,无论是指导自己的实践还是传授给别人,都非常有用……

诸如此类。

让信息流动起来,让它们为你所用。

一切我所经历的,必将使我更强大。

 

本文转载自L先生说 ,作者Lachel